Como calcular o stock de segurança da tua loja online

Sem stock não há venda, por melhor que seja o teu preço. O stock de segurança é a almofada que te deixa continuar a vender quando o fornecedor se atrasa ou a procura dispara.

O stock de segurança calcula-se de duas formas. A básica multiplica a procura média diária pelos dias de atraso possíveis: SS = (LMáx − L) × PM. A estatística usa a variabilidade das vendas: SS = Z × σ × √L, em que Z depende do nível de serviço (1,65 para 95 %). O ponto de encomenda é SS + PM × L.

O essencial

• O stock de segurança é a quantidade mínima de unidades que guardas para cobrir atrasos do fornecedor e picos de procura imprevistos.
• A fórmula básica, SS = (LMáx − L) × PM, cobre o pior prazo de entrega e costuma dar valores altos: é uma referência, não um objetivo.
• A fórmula estatística, SS = Z × σ × √L, ajusta a almofada ao nível de serviço que escolhes e à irregularidade da procura de cada produto.
• O ponto de encomenda, PE = SS + (PM × L), indica quantas unidades devem restar no armazém quando fazes a encomenda seguinte.
• Passar de 95 % para 99 % de nível de serviço aumenta o stock de segurança em 40 % no exemplo deste artigo: os últimos pontos de serviço são os mais caros.

O que é o stock de segurança?

O stock de segurança é a quantidade mínima de existências que uma loja mantém em armazém para responder à procura quando o abastecimento falha, surgem picos de venda inesperados ou acontece qualquer outra situação que não se consegue prever. O objetivo é reduzir o risco de rutura de stock, ou seja, de ficares sem unidades com encomendas por satisfazer.

Cada artigo precisa do seu próprio cálculo. Um produto que vende 50 unidades por dia, com um fornecedor que por vezes demora o triplo do combinado, não se parece com outro que vende 3 unidades por semana com entregas fiáveis. As vendas, o preço, o espaço que ocupa e a fiabilidade do fornecedor mudam o resultado.

Guardar demasiado também tem custos. As unidades a mais imobilizam dinheiro, ocupam armazém e, nos produtos perecíveis ou de moda, perdem valor com o tempo. Por isso, o stock de segurança anda sempre ligado a um segundo número: o ponto de encomenda.

A importância do ponto de encomenda

O ponto de encomenda é o nível de existências em que deves fazer uma nova encomenda ao fornecedor para que a mercadoria chegue antes de teres de mexer no stock de segurança. Funciona como um segundo filtro contra a falta de existências.

Duas características do fornecedor determinam até que ponto esse valor pode ser ajustado:

1. Fiabilidade: se responde e processa as encomendas com rapidez, e se tem sempre os produtos ou por vezes fica sem stock.
2. Prazo de entrega: quanto tempo demoram as encomendas a chegar e se cumpre os prazos acordados.

A fórmula do ponto de encomenda é:

PE = SS + (PM × L)

• PE: ponto de encomenda, em unidades.
• SS: stock de segurança, em unidades.
• PM: procura média do produto, em unidades por dia.
• L: prazo de entrega normal do fornecedor ou lead time, em dias.

O termo PM × L é o que esperas vender enquanto a encomenda não chega. O stock de segurança soma-se por cima para cobrir o que não esperas. Mais abaixo tens exemplos resolvidos com as duas fórmulas.

Outros tipos de stock que podes encontrar

A gestão de um armazém usa outros tipos de stock que convém distinguir do de segurança:

Para que serve o stock de segurança?

O stock de segurança serve para continuares a vender quando o fluxo de mercadoria se interrompe ou vendes mais do que o previsto. Protege-te contra:

• Uma procura mais alta do que a prevista, por causa de uma promoção, de uma menção nas redes sociais ou de uma rutura de stock de um concorrente.
• Problemas com um fornecedor, como um atraso na entrega por questões de transporte.
• Falhas na cadeia de produção, própria ou do fornecedor.
• Causas externas fora do teu controlo: greves, encerramento de portos, pandemias ou conflitos.

A gestão do stock de segurança está ligada ao ponto de encomenda. Qualquer alteração no stock de segurança muda o momento em que tens de voltar a encomendar, e o contrário também acontece: um fornecedor mais lento obriga a encomendar mais cedo e a guardar mais almofada.

Vantagens de ter um stock de segurança

A principal vantagem é não perder vendas, mas há outros efeitos que se notam no negócio:

• Manter a confiança dos teus clientes: um produto esgotado transmite falta de planeamento, sobretudo se acontece com frequência.
• Não empurrar o cliente para a concorrência: se não tens o produto, ele compra-o noutra loja, mesmo que o teu preço seja mais baixo.
• Oferecer um serviço melhor: antecipar os contratempos evita cancelamentos e atrasos nos envios.
• Competir em melhores condições: ter stock quando um rival fica sem ele faz de ti a opção disponível.
• Evitar sobrecustos: sem almofada, uma rutura obriga a comprar a fornecedores mais caros ou a pagar transporte urgente.

Riscos de calcular mal o stock de segurança

Um dos riscos de um stock de segurança mal calculado é o custo de comprar antecipadamente e armazenar unidades que não se vendem. Esse dinheiro imobilizado deixa de estar disponível para publicidade, novas referências ou descontos.

Os produtos perecíveis ou sazonais acrescentam outro risco. Um excesso de armazenagem pode aproximar o prazo de validade, ou o fim da época, antes de teres vendido as unidades, e acabas a liquidar com prejuízo.

Ficar aquém é tão perigoso como sobredimensionar. Uma almofada escassa protege pouco, e uma excessiva transforma a previsão num custo fixo. O cálculo por produto serve precisamente para encontrar o ponto intermédio.

Fórmulas para calcular o stock de segurança

Há várias fórmulas para calcular o stock de segurança, e cada uma pede dados diferentes. A básica só precisa de prazos e procura média; a estatística precisa também do histórico de vendas para medir a sua variabilidade. A tabela resume as três mais usadas.

Se o produto for sazonal, calcula o stock de segurança com os dados da época do ano em que estás. Um brinquedo não tem a mesma procura média em dezembro e em abril, e misturar as duas épocas numa só média dá um valor que não serve para nenhuma delas.

Fórmula básica: prazo máximo menos prazo habitual

SS = (LMáx − L) × PM

• SS: stock de segurança.
• LMáx: prazo máximo de entrega do fornecedor em caso de incidente, em dias.
• L: prazo de entrega habitual em circunstâncias normais, em dias.
• PM: procura média do produto, em unidades por dia.

A fórmula básica cobre os dias de atraso possíveis com a procura média. É fácil de aplicar, mas parte do princípio de que o pior atraso que já viste se vai repetir, por isso tende a sobredimensionar a almofada com fornecedores que quase sempre cumprem.

Fórmula de máximos e médias

SS = (PMáx × LMáx) − (PM × L)

A fórmula de máximos combina o pior prazo com a pior procura diária (PMáx) e subtrai-lhe o que esperas vender em condições normais. Protege contra os dois problemas ao mesmo tempo, mas dá o valor mais alto das três, porque pressupõe que ambos acontecem em simultâneo.

Fórmula com desvio-padrão e nível de serviço

SS = Z × σ × √L

• Z: fator associado ao nível de serviço, que é a probabilidade de não haver rutura de stock em cada ciclo de reposição.
• σ: desvio-padrão da procura diária, em unidades por dia.
• L: prazo de entrega, em dias (na mesma unidade de tempo que σ).

A fórmula estatística parte do princípio de que a procura diária varia em torno da média seguindo, de forma aproximada, uma distribuição normal. A raiz do prazo aparece porque a variabilidade de vários dias não se soma dia a dia: parte dos picos compensa-se com dias fracos, se as vendas de um dia não dependerem das do dia anterior.

O fator Z sai da distribuição normal padrão. Estes são os valores mais usados:

Se o prazo de entrega também variar

Quando o fornecedor não cumpre sempre o mesmo prazo, a fórmula estatística alarga-se com o desvio-padrão do prazo (σL):

SS = Z × √(L × σ² + PM² × σL²)

A primeira parcela reflete a variabilidade da procura e a segunda, a do prazo. Muitas vezes pesa mais a segunda, porque cada dia de atraso multiplica a procura média inteira: no exemplo 4, o prazo contribui com 10.000 dos 11.296 pontos da soma.

Estas fórmulas não foram inventadas para este artigo: são as que constam dos manuais de gestão de operações e da cadeia de abastecimento, como Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation, de Sunil Chopra e Peter Meindl, e Inventory and Production Management in Supply Chains, de Edward Silver, David Pyke e Douglas Thomas.

Para qualquer uma das fórmulas convém ter dados reais: o ideal é um ano completo de vendas para ver os ciclos de cada produto. Um software de gestão de armazém ou o próprio ERP regista as entradas e saídas, e esse mesmo histórico dá-te o prazo médio e o prazo máximo real de cada fornecedor.

Exemplos de como se calcula o stock de segurança

Os exemplos seguintes aplicam as fórmulas passo a passo. Os dois primeiros usam os dados de um produto de alta rotação; o terceiro e o quarto, um produto de que se conhece o desvio-padrão das vendas, para mostrar o método estatístico.

Exemplo 1: cálculo do stock mínimo de segurança

Dados do produto:

• Prazo máximo de entrega em caso de atraso ou incidente (LMáx) = 30 dias.
• Prazo de entrega habitual (L) = 7 dias.
• Procura média (PM), ou a prevista para essa época do ano = 50 un./dia.

SS = (30 dias − 7 dias) × 50 un./dia = 23 × 50 = 1.150 un.

O stock de segurança deste produto é de 1.150 unidades, que cobrem os 23 dias de atraso possíveis a 50 unidades por dia.

Exemplo 2: cálculo do ponto de encomenda

Com o stock de segurança do exemplo anterior, o ponto de encomenda calcula-se com PE = SS + (PM × L):

• Stock de segurança (SS) = 1.150 un.
• Procura média (PM) = 50 un./dia.
• Prazo de entrega normal (L) = 7 dias.

PE = 1.150 un. + (50 un./dia × 7 dias) = 1.150 + 350 = 1.500 un.

A nova encomenda deve sair quando restarem 1.500 unidades em armazém. Se o fornecedor cumprir os 7 dias, a mercadoria chega exatamente quando as existências descem para 1.150, sem se ter tocado na almofada.

Exemplo 3: stock de segurança com nível de serviço de 95 %

Outra loja vende um produto com estes dados, tirados dos últimos meses de vendas:

• Procura média (PM) = 50 un./dia.
• Desvio-padrão da procura diária (σ) = 12 un./dia.
• Prazo de entrega (L) = 9 dias, portanto √L = 3.
• Nível de serviço pretendido = 95 %, portanto Z = 1,65.

SS = 1,65 × 12 × 3 = 1,65 × 36 = 59,4 un., que se arredondam para cima, para 60 un.

PE = 60 + (50 × 9) = 60 + 450 = 510 un.

Se a loja quisesse um nível de serviço de 99 %, o cálculo seria 2,33 × 36 = 83,88, ou seja, 84 unidades. Subir quatro pontos de serviço custa mais 24 unidades de almofada, mais 40 % (84 / 60 = 1,4).

Exemplo 4: quando o fornecedor também se atrasa

O mesmo produto, mas o prazo de 9 dias tem um desvio-padrão de 2 dias (σL = 2):

• L × σ² = 9 × 12² = 9 × 144 = 1.296
• PM² × σL² = 50² × 2² = 2.500 × 4 = 10.000
• Soma = 11.296, e √11.296 = 106,28

SS = 1,65 × 106,28 = 175,4 un., que se arredondam para 176 un. O ponto de encomenda passa para 176 + 450 = 626 un.

O exemplo mostra que dois dias de variação no prazo quase triplicam o stock de segurança (de 60 para 176 unidades). Negociar com o fornecedor um prazo mais estável pode poupar mais armazém do que afinar a previsão de vendas.

Comparação das fórmulas com o mesmo produto

Para comparar, o produto dos exemplos 3 e 4 tem um prazo máximo observado de 14 dias e uma procura máxima de 75 un./dia:

Os quatro valores vão de 60 a 600 unidades para o mesmo produto. A fórmula básica e a de máximos são úteis quando não há histórico ou quando o produto é tão importante que não admite ruturas; com dados suficientes, a estatística evita pagar armazém por cenários que quase nunca acontecem.

Como calcular o stock mínimo, o stock máximo e o ponto de encomenda no Excel?

O Excel resolve o cálculo com uma folha por produto ou uma linha por referência. Com as vendas diárias na coluna A (por exemplo, A2:A181 para seis meses), estas células dão o resultado do exemplo 3:

As fórmulas estão escritas com os nomes do Excel em inglês (a ajuda da Microsoft documenta a função NORM.S.INV). No Excel em português os nomes mudam, por exemplo MÉDIA, DESVPAD.S, ARRED.PARA.CIMA, RAIZQ e INV.S.NORM, e os argumentos separam-se com ponto e vírgula. NORM.S.INV aplicada a 0,95 devolve 1,645, por isso, se D3 devolver 12, D6 dá 59,2 arredondado para 60, o mesmo resultado do exemplo.

Nesta folha, o stock mínimo coincide com o stock de segurança e o stock máximo é a almofada mais uma encomenda completa: 60 + 500 = 560 unidades. Se tiveres um catálogo grande, um software de gestão de inventário faz o mesmo cálculo para todas as referências e atualiza-o a cada venda.

Conselhos para calcular o teu stock de segurança

Um stock de segurança bem calculado cobre o prazo máximo de entrega previsto sem imobilizar mais unidades do que as necessárias. Estas práticas ajudam a que o valor se ajuste à realidade e não aumente sem razão com o tempo:

• Calcula por produto e por época: recalcula o desvio-padrão com os meses comparáveis do ano anterior, não com a média anual.
• Classifica o catálogo: aplica níveis de serviço altos (98-99 %) só aos produtos que mais vendem ou que mais margem deixam, e níveis mais baixos aos restantes.
• Mede o fornecedor, não só a procura: regista o prazo real de cada encomenda; como mostra o exemplo 4, a sua variabilidade pode pesar mais do que a das vendas.
• Revê o valor depois de cada mudança: uma promoção, uma descida de preço ou um novo canal de venda alteram a procura média e obrigam a recalcular.
• Apoia-te em software: as ferramentas de gestão de inventário com previsão de procura fazem o cálculo para todo o catálogo e avisam quando um produto chega ao ponto de encomenda.

As datas de maior venda merecem um cálculo à parte. Antes de campanhas como a Black Friday, revê com tempo o stock dos produtos que vais promover e confirma com cada fornecedor os prazos dessa época. E se o estrangulamento estiver no transporte, vale a pena rever também a logística da tua loja online, porque um envio atrasado consome a almofada tal como uma encomenda atrasada.

O stock também afeta a margem: cada unidade armazenada tem um custo que se subtrai ao que ganhas quando a vendes. Para saber quanto deixa realmente cada produto, revê o cálculo da margem de lucro num ecommerce.

Como evitar que uma alteração de preço esvazie o teu stock de segurança?

Uma descida de preço mexe na procura e consome a almofada antes do previsto, por isso convém saber o que se passa com os preços do mercado. A Boardfy é uma plataforma SaaS de monitorização de preços da concorrência e preços dinâmicos para e-commerce, com alteração direta de preços na Amazon, no eBay, no Google Shopping e nos marketplaces Mirakl.

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