La gestión de un e-commerce es una tarea compleja, donde se deben tener en cuenta múltiples variables para conseguir el éxito del negocio.

Sin duda, una de las principales es el cálculo del stock de seguridad y su gestión para evitar llegar a situaciones de rotura de stock. Desde Boardfy te ayudamos a ser competitivo, pero de nada te servirá tener el mejor precio de la competencia ni invertir en campañas promocionales si no tienes existencias para vender.

Por eso, en este post, queremos darte las claves para que eso no te pase.

Así que, sigue leyendo si quieres saber cómo calcular el stock de seguridad de tu tienda online y evitar que los imprevistos dejen tu almacén vacío.

En esta entrada del blog, repasamos en qué consiste el cálculo de stock de seguridad y te proporcionamos una guía paso a paso para calcular el tuyo.

¿Qué es el stock de seguridad?

Como ya te hemos adelantado, disponer de un inventario de seguridad para hacer frente a situaciones imprevistas es crucial a la hora de administrar un e-commerce. Además, para el correcto cálculo y gestión del stock, deben estar sincronizados todos los departamentos implicados.

Pero, ¿qué es realmente el stock de seguridad?

El stock de seguridad es la cantidad mínima de existencias necesarias en el almacén para satisfacer la demanda del producto en caso de tener problemas con los suministros, picos no esperados de ventas o cualquier otra situación no predecible.

Es decir, mantener un stock de seguridad minimizará el riesgo de desabastecimiento de tu e-commerce.

Por supuesto, estas existencias de seguridad no serán las mismas para todos los productos que vendes en tu comercio electrónico. La cantidad de stock de cada artículo debe calcularse de forma independiente, basándote en determinados criterios como su índice de ventas, su precio, el espacio que ocupa, etc.

Cabe resaltar que, tan importante es prevenir una situación de rotura de stock, como evitar almacenar más unidades de producto de las necesarias. Ello solo acarrearía costes extras de logística y/o almacenamiento.

Por eso, es imprescindible efectuar un correcto cálculo del stock y determinar en qué momento se debe realizar un nuevo pedido de mercancías (punto de pedido).

La importancia del punto de pedido

El punto de pedido es un filtro más para evitar la falta de existencias. Fija el momento óptimo en el que se debe tramitar un nuevo pedido al proveedor para que la mercancía llegue antes de que sea necesario recurrir al stock de seguridad.

Para determinar cuándo se debe realizar el pedido, hay que tener en cuenta 2 factores principales en cuanto al proveedor:

  1. Fiabilidad: ¿responde y tramita rápidamente los pedidos? ¿Siempre tiene los productos que le pides o a veces se encuentra sin stock?
  2. Plazo de entrega: ¿cuánto tardan en llegar los pedidos? ¿Cumple con los plazos acordados?

En función de estos parámetros, podrás fijar un punto de pedido más o menos ajustado que te permita llevar una correcta gestión de stock.

Si quieres saber cómo calcularlo, aquí tienes la fórmula:

PP = SS + (DM x PE)

Siendo:

  • PP: punto de pedido.
  • SS: stock de seguridad.
  • DM: demanda media del producto.
  • PE: plazo de entrega normal del proveedor o lead time.

¿Necesitas ayuda?

Pues sigue leyendo porque, más adelante, te vamos a dejar ejemplos aplicados de esta y otra fórmula para calcular el stock de seguridad.

¿Para qué sirve el stock de seguridad?

Seguro que ya eres consciente de lo importante que es mantener un stock de seguridad para tu e-commerce.

A modo de resumen, estas existencias de seguridad te permiten responder frente a:

  • Una alta demanda de producto no prevista o predecible.
  • Incidencias con algún proveedor. Por ejemplo, si hubiera un retraso en el plazo de entrega por temas de logística.
  • Problemas en la cadena de producción propia o de tu proveedor.
  • Causas internas o externas ajenas a tu control: huelgas, pandemias, guerras, etc.

¿Por qué es primordial?

Básicamente para evitar la pérdida de ventas que supone una rotura de stock.

Disponer de un stock de seguridad, te da la opción de seguir vendiendo aunque se haya interrumpido el flujo de mercancías o hayas vendido más unidades de las previstas.

Y, como ya hemos comentado antes, la gestión de este stock está íntimamente ligada con el punto de pedido. Por lo que, cualquier cambio en el stock de seguridad, afectará al momento óptimo de realizar un nuevo pedido.

Ventajas de tener un stock de seguridad

La principal sin duda es evitar una pérdida de ventas, pero tiene otros beneficios más allá de prevenir una reducción de ingresos. Por ejemplo:

  • Mantener la confianza de tus clientes: no tener disponibilidad de los productos que desean, puede transmitir una falta de profesionalidad o de previsión de tu empresa.
  • Fidelizar a tu clientela: si no tienes el producto que necesitan, muchas veces lo comprarán en la competencia aunque el tuyo sea más barato.
  • Ofrecer un mejor servicio: adelantarte a los contratiempos para que no te afecten repercutirá en una mejor experiencia para el usuario.
  • Posicionarte como la mejor opción frente a la competencia: todos los puntos anteriores, te ayudarán a convertirte en la primera opción de tu audiencia. Y, si además tienes el mejor precio, la venta está casi asegurada.
  • Evitar sobrecostes: si tu tienda online no se puede permitir estar sin existencias de ciertos productos, tendrás que asumir un coste extra para obtenerlos mediante otras vías alternativas (proveedores más caros o transporte urgente).

Riesgos de realizar un mal cálculo o mala gestión del stock de seguridad

Aunque es cierto que disponer de un stock de seguridad aporta tranquilidad a la hora de tener cierto margen de maniobra frente a problemas en los plazos de entrega, sea cual sea el origen, también es verdad que conlleva ciertos inconvenientes.

Entre ellos, el más importante es el derivado del coste de adelantar y almacenar esas existencias extras.

Por otro lado, si se trata de productos perecederos, un almacenaje excesivo de estos, puede derivar en que se acerque su fecha de caducidad antes de que hayas podido venderlos.

Por eso, tan peligroso es quedarse corto como sobredimensionar el stock de seguridad. De ahí la importancia de realizar un correcto cálculo y gestión de este stock.

Si quieres descubrir cómo calcular la cantidad de stock de seguridad necesaria, en el siguiente apartado te desvelamos cómo hacerlo.

Fórmula para calcular el stock de seguridad y estar cubierto frente a imprevistos

Llegados a este punto, seguramente nadie tiene dudas sobre la importancia del inventario de seguridad, pero…

¿Cómo calcular el stock de seguridad?

Aunque es difícil realizar una adecuada previsión de la cantidad de existencias de seguridad necesarias en un mercado tan cambiante e impredecible como el actual, aquí te dejamos una fórmula simplificada que te ayudará a tener una orientación aproximada.

Eso sí, si el producto es estacional, calcula el stock de seguridad teniendo en cuenta la época del año en la que te encuentras. Por ejemplo, si se trata de un juguete, la demanda media en Navidad será muy superior a la que tiene en primavera.

Dicho esto, aquí tienes la fórmula del stock de seguridad:

SS = (PME – PE) * DM

Siendo:

  • SS: stock de seguridad.
  • PME: plazo máximo de entrega del proveedor en caso de incidencia.
  • PE: plazo de entrega habitual de la mercancía en circunstancias normales.
  • DM: demanda media de un producto determinado.

Como verás, es aconsejable disponer de datos reales para poder hacer un buen cálculo del stock necesario. A ser posible, mínimo de un año completo para poder determinar los ciclos de venta para cada producto. Para ello te será de mucha utilidad disponer de un software de gestión de almacén, donde puedas ver reflejado los movimientos de entrada y salida de los artículos.

También ese rodaje te permitirá definir con mayor precisión tanto el plazo máximo como el plazo medio de entrega de mercancía.

Todo ello, te ayudará a que el stock de seguridad calculado para ese producto en concreto sea lo más ajustado posible.

Ejemplos de cómo se calcula el stock de seguridad

La teoría está muy bien, pero ha llegado el momento de llevarla a la práctica.

A continuación te damos algunos ejemplos de stock de seguridad y punto de pedido para que puedas calcular el nivel de stock de seguridad y momento óptimo de compra para cada producto de tu e-commerce:

  1. Ejemplo de cálculo del stock mínimo de seguridad

Vamos a recordar la fórmula: SS = (PME – PE) * DM. Para aplicarla, primero debemos disponer de todos los datos necesarios.

Por ejemplo:

  • Plazo máximo de entrega en caso de retraso o incidencias (PME) = 30 días.
  • Plazo de entrega habitual (PE) = 7 días.
  • Demanda habitual (DM) o, en su defecto, la prevista en esa época del año = 50 uds/día.

Ahora solo queda sustituir las variables por los datos anteriores:

SS = (30 días – 7 días) x 50 uds/día =  1.150 uds

Por tanto, en este caso, la cantidad necesaria para el stock de seguridad serán 1.150 unidades.

  1. Ejemplo de cálculo del punto de pedido:

En este caso, vamos a calcular cuándo es el momento óptimo para realizar un nuevo pedido de ese producto. La fórmula es: PP = SS + (DM x PE). Primero anotamos todos los datos necesarios:

  • Stock de seguridad del ejemplo anterior (SS) = 1.150 uds.
  • Demanda media del producto (DM) = 50 uds/día.
  • Plazo de entrega normal (PE) = 7 días.

Reemplazamos los datos en la fórmula y obtenemos:

PP = 1.150 uds + (50 uds/día x 7 días) = 1.500 uds

Por tanto, el punto de pedido será cuando queden 1.500 unidades en el almacén.

¿Cómo calcular stock mínimo, máximo y punto de pedido en excel?

Solo tienes que determinar las celdas donde se encuentran los datos de las diferentes variables a la hora de introducir la fórmula. Así podrás calcular diversos supuestos de forma rápida.

En cualquier caso, te aconsejamos que, si tienes un catálogo amplio, utilices un software especializado que te ayude a realizar el cálculo del stock de seguridad en base a otras muchas variables posibles.

Otros tipos de stock que puedes encontrar

A la hora de gestionar un almacén, hay otros muchos tipos de stocks que se pueden calcular y que es interesante tener en cuenta.

Solo a modo de mención, estos son algunos de ellos:

  • Stock disponible
  • Stock en tránsito
  • Stock estacional
  • Stock máximo
  • Stock mínimo
  • Stock de producción
  • Stock de ciclo

Consejos sobre cómo calcular tu stock de seguridad

Tener un remanente fijo de existencias aporta seguridad para todos los departamentos de la empresa, sobre todo ante un ambiente tan voluble como el actual.

Este stock te da la tranquilidad de saber que cuentas con las unidades necesarias en tu almacén para cubrir el volumen de ventas esperado hasta que te llegue la mercancía en el plazo máximo contemplado. En condiciones normales, el stock de seguridad te evitará tener que calcular cuándo se producirá la rotura de stock.

Antes de acabar este post, queremos repasar los puntos más importantes referentes a los stocks de seguridad y darte unos consejos finales.

Recuerda, el inventario de seguridad te permite seguir vendiendo tus productos frente a situaciones imprevistas que conlleven un retraso en la entrega de las mercancías pedidas.

Sus ventajas principales son:

  • Mantener la confianza y fidelizar a tus clientes.
  • Ofrecer una mejor experiencia al usuario y posicionarte frente a tu competencia.
  • Evitar sobrecostes por tener que recurrir a transportes urgentes u otros proveedores.

Por otro lado, recuerda también que debes evitar acumular un exceso de stock de seguridad.

Aquí tienes algunos consejos para conseguirlo:

  • Personaliza al máximo el cálculo: ten en cuenta el tipo de producto, la época del año, etc.
  • Ayúdate de la tecnología: emplea software basado en machine learning para ajustar al máximo el nivel de existencia de seguridad necesario.
  • Optimiza los procesos y procedimientos para agilizar las operaciones en todos los departamentos, desde las compras al almacén.

Boardfy te ayuda a sacar el máximo partido al stock de tu e-commerce.

Esperamos que este post te haya sido útil y que, a partir de ahora, sepas qué stock de seguridad necesitas para estar tranquilo.

Eso sí, piensa que de nada te servirá tener existencias de seguridad si tus ventas no crecen al ritmo esperado.

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